Dostawy bez papierowych dokumentów

Samochody ciężarowe spędzają pod magazynami po kilka godzin czekając na rozładunek. Jego czas wydłuża się nie tylko z powodu braku rąk do pracy, ale i dużej liczby papierowych dokumentów. Czasochłonne jest porównanie towaru z plikiem dokumentów. Na naczepie może być towar od 4-5 dostawców, każdej partii może towarzyszyć po 4-5 dokumentów. 

Niska efektywność łańcucha dostaw oznacza duże straty dla sieci handlowych, logistyków i producentów. Dyrektor Logistyki Kontraktowej Fresh Logistics Polska Jarosław Gulowaty wskazuje, że wiele dokumentów wydania i przyjęcia dostawy funkcjonuje nadal w wersji papierowej: list przewozowy, dokumenty WZ, PZ czy kwit paletowy. – Niewiele podmiotów zdecydowało się na digitalizację części tych dokumentów i są to zazwyczaj rozwiązania funkcjonujące w układzie indywidualnym, a nie jako powszechny standard – wyjaśnia dyrektor Fresh Logistics. 

Standard komunikatów

Wskazuje, że najbardziej popularne, stosowane przez większość producentów i sieci handlowe komunikaty EDI to: ORDER (elektroniczne zamówienie) czy INVOIC (elektroniczna faktura). Niestety pozostałe komunikaty EDI takie jak: DESADV (awizo wysyłki) czy RECADV (potwierdzenie przyjęcia), które w połączeniu z etykietą logistyczną GS1 z nadanym numerem SSCC (Seryjny Numer Jednostki Logistycznej) mogą w zupełności zastąpić papierowe dokumenty WZ i PZ, stosowane są przez zaledwie 6-7% producentów i sieci handlowych w Polsce. 

Menedżer ds. Retail w GS 1 Polska Dariusz Jadczak przyznaje, że są to nieoptymalne rozwiązania, a pomysł na dokumentację bez papieru wywodzi się z programów order to cash. – Obejmują one zamówienie i fakturę oraz awizo wysyłki. My rozszerzyliśmy projekt o komunikaty transportowe i e-CMR. Tego nikt w Europie nie robił. Co prawda GS1 Niemcy i GS1 Hiszpania mają podobne projekty, ale oni skupili się na proof of delivery, czyli usprawnieniu przyjęcia towaru. My rozszerzyliśmy zakres prac, przygotowując zastąpienie dokumentów papierowych komunikatami elektronicznymi – opisuje Jadczak. 

Tłumaczy, że GS1 Polska definiuje projekt Paperless jako strategię działania umożliwiającą pełną rezygnację z papierowych dokumentów, które towarzyszą procesom w całym łańcuchu dostaw, na rzecz ich elektronicznych, cyfrowych wersji. – Nie jest to zatem tylko jednorazowe działanie, ale proces, który powinien opierać się o przemyślaną strategię każdej firmy – podkreśla Jadczak.  

Przyznaje, że pierwsze wzmianki o projektach Paperless pojawiły się już w latach 70-tych w USA i w kolejnej dekadzie w Europie i w Polsce, a rozwinęły się szczególnie dobrze w branży bankowej jej i FMCG. 

Pomimo to bardzo dużo pozostaje do zrobienia. W Polsce jest uzgodnionych 19 komunikatów, natomiast na całym świecie detalistów wspiera 500 formatów danych. Jednym ze skutków tej różnorodności są nieporozumienia. W skali roku notuje się średnio 15 tys. problemów wynikających z niedokładnych danych produktowych. 

Firmy zainteresowane, ale…

Jak wynika z badań ankietowych GS1 Polska, spośród prawie 30 tys. uczestników systemu GS1, do których należą producenci, operatorzy logistyczni oraz sieci handlowe, blisko 70% jest zainteresowanych udziałem w Projekcie Paperless. – Deklaratywność udziału w projekcie Paperless jest bardzo wysoka, jednak nie oznacza to wcale zaangażowania się wszystkich i znacznego przyspieszenia prac nad digitalizacją własnych procesów logistycznych. Badanie potrzeb uczestników systemu GS1 Polska wskazuje, że ponad połowa ankietowanych oczekuje od GS1 wypracowania modelu i masowego wdrożenia elektronicznych dokumentów handlowych. Ponieważ mnogość rozwiązań, które mogą pojawić się na rynku oddala możliwość implementacji jednego standardu, jako organizacja dbająca o uczestników systemu GS1 podjęliśmy się tego wyzwania uruchamiając w sierpniu ub. roku stosowny projekt, którego celem jest wypracowanie i wdrożenie standardów elektronicznych dokumentów umożliwiających sprawne i zgodne z prawem przyjęcie dostawy – wyjaśnia Jadczak. – Do projektu zaprosiliśmy kilku partnerów, reprezentujących zarówno producentów, operatorów logistycznych jak i sieci handlowe. Mamy w projekcie przedstawicieli silnych marek, otwartych na nowe rozwiązania, wierzących w powodzenie tego przedsięwzięcia. Model w żaden sposób nie narzuca jednego rozwiązania – zastrzega przedstawiciel GS1. 

Po stronie producentów w projekcie uczestniczą Lactalis, Konspol, Nestle i Maspex. Branżę logistyczną reprezentują Fresh Logistics oraz Grupa Raben, zaś sieci handlowe Jeronimo Martins Poland. Partnerem merytorycznym jest Łukasiewicz – Instytut Logistyki i Magazynowania. 

W pierwszym etapie projektu uczestnicy dokonali szczegółowej analizy procesów uwzględniając różne warianty logistyczne funkcjonujące na rynku takie jak spedycja, logistyka kontraktowa czy dostawy własne. – Docelowy model został wypracowany wspólnie przez wszystkie strony reprezentujące cały łańcuch dostaw. Można powiedzieć, że jest to kompromis uwzględniający postulaty wszystkich naszych partnerów – ocenia Jadczak. 

Przypomina, że partnerzy zawracali uwagę na krytyczne elementy, takie jak brak lub niekompletność dostaw, uszkodzenia.  

Wiosną pierwsze oceny

Dyrektor Fresh Logistics przyznaje, że nie było łatwo połączyć pracę nad standardem z pracą codzienną. – Co 10 dni spotykaliśmy się na godzinę, a im bliżej było do pilotażu, tym częściej następowały spotkania. Zaangażowaliśmy kolegów z IT, którzy programują komunikaty, weryfikują także wymagania wobec nich oraz ich formę – wyjaśnia Gulowaty.

Dodaje, że wszystkie analizy procesowe są już zakończone. Powstał również model docelowy bazujący na szeregu komunikatów EDI. Elektroniczna wersja listu przewozowego pozwala w pełni zastąpić wszystkie papierowe dokumenty, jakie towarzyszą dostawie. – Teraz przyszedł czas na wdrożenia pilotażowe. Dokumenty, takie jak listy przewozowe, w obrocie mogą mieć znaczenie dla stron relacji handlowych, np. w zakresie trybu i formy dokumentowania dostaw towarów. Z tego względu wprowadzenie dokumentów elektronicznych pociąga za sobą konieczność zmiany w procesach i umowach z wieloma kontrahentami i ich partnerami – tłumaczy Gulowaty. 

Podkreśla, że największym wyzwaniem będzie digitalizacja listu przewozowego oraz uwiarygodnienie przyjęcia dostawy. – Wprowadzone regulacje UE, takie jak eCMR, eFTI, wymagają pilnego opracowania rozwiązań zgodnych z wytycznymi. Niestety wytyczne nadal nie są gotowe i wymagają większego zaangażowania służb prawnych w powołanych do tego instytucjach państwowych – zaznacza dyrektor Fresh Logistics. 

Uczestnicy projektu zaprojektowali na przełomie grudnia i stycznia dwa pilotażowe wdrożenia. – Wariant pierwszy w oparciu o logistykę kontraktową zakłada wykorzystanie platformy wewnętrznej operatora logistycznego oraz w wariancie drugim, spedycyjnym wykorzystanie niezależnej platformy zewnętrznej. Po udanych pilotażowych wdrożeniach czeka nas jeszcze: zbadanie korzyści z wdrożenia, promocja oraz wdrożenia branżowe z kolejnymi partnerami – wyjaśnia Jadczak.

GS1 zależy na bezpłatnym dostępie dla uczestników systemu. Wypracowane standardy bezpłatnie trafią do uczestników. Docelowy model może być opublikowany pod koniec drugiego kwartału przyszłego roku. 

Jarosław Gulowaty

Foto: Fresh Logistics