Materiał powstał we współpracy z OMECON
Każdej nocy blisko dwa tysiące samochodów ciężarowych wyrusza z magazynów DPD Polska, łącząc je między sobą oraz odbierając przesyłki od klientów. – Zamawiający składa zlecenie na transport do (powiedzmy) godziny 20.00 i spodziewa się dostawy przesyłek do klientów następnego dnia. Podstawienie zestawu nie jest problemem. Wyzwanie zaczyna się wtedy, gdy trzeba to robić systematycznie bądź wprowadzać zmiany: sezonowe, kwartalne lub tygodniowe i reagować na nagłe zdarzenia – wskazuje dyrektor operacyjny i członek zarządu DPD Polska, Maciej Głowacki.
Podkreśla, że zarządza trzema sieciami przewozów: liniowymi połączeniami pięciu sortowni z oddziałami w kraju i za granicą, oddziałami między sobą i do tego wysyłką samochodów do klientów. – Kontaktowaliśmy się telefonicznie, mailami, CB radiem, a wszystkie kanały były związane bezpośrednio z człowiekiem. W 2016 roku zabrakło nam czasu, wypełniliśmy nawet całą tabelę Excel, który ma 28 tys. linii – podkreśla Głowacki.
Zaczął szukać ratunku u programistów. – Wiedzieliśmy czego chcemy, ale wybór dostawcy nie był łatwy, pojawiało się coraz więcej tematów do zagospodarowania, rosły koszty. Zarazem ręczne zarządzanie operacjami stawało się nie do przyjęcia i wymagało pilnego rozwiązania – przyznaje dyrektor operacyjny w DPD Polska.
Program z półki
Dlatego firma przejrzała rozwiązania dostępne od ręki. – Szukaliśmy programu do wdrożenia na już, rezygnowaliśmy z podejścia indywidualnego i szliśmy na kompromisy, ale w rezultacie otrzymywaliśmy pokrycie 20-30 proc. niezbędnych funkcjonalności. Większość rozmów kończyła się stwierdzeniem dostawcy „bierz co jest”, a jeśli tego nie akceptowaliśmy, potrzebne były kosztowne zmiany, co też trwało – opisuje Głowacki.
Okazało się, że jeśli oprogramowanie ma być dobre, zrobione z myślą o rozwoju i przyszłych latach, to DPD Polska musi zlecić jego przygotowanie według własnych potrzeb. – To była dobra decyzja, bo do tej pory korzystamy z niej – przyznaje dyrektor operacyjny w DPD Polska.
Jego zespół znów zaczął rozmowy z dziesiątkami firm, także międzynarodowych, a presja narastała. Rozwiązanie grupowe było okrojone, zawierało jedynie rejestrację połączenia, ale wymagało ręcznego uzupełnienia danych. Zatrudnienie kolejnego dyspozytora do wstukiwania danych nie wchodziło w grę.
Przewozy kurierskie rosły w tempie dwucyfrowym i warunki pracy stawały się coraz trudniejsze. – Nie było innej rady, musieliśmy sami opracować wymagania, bo ich złożoność była znacznie większa niż programów gotowych. Chodzi np. o obostrzenia czasu pracy kierowcy, ładowność pojazdu, obsługę kilku punktów na trasie. Dla dwóch samochodów te czynniki można skoordynować z ołówkiem w ręku, dla pół tysiąca jest to niemożliwe – zapewnia Głowacki.
Dodaje, że warunki wobec firm informatycznych zakładały zapewnienie przez DPD Polska wiarygodnych i jakościowych usług dla dużych, wymagających klientów, którzy zamawiają dziś transport i spodziewają się, że jutro paczki trafią do klienta. – To jest wykonalne, ale kosztowne albo wymagające dobrego przygotowania procesu. Nie chcieliśmy płacić bajońskich sum za auto na zawołanie. Druga sprawa to koszty utraconego biznesu: potrzebowaliśmy jasnego określenia przyszłych kosztów i gwarancji jakości serwisu. Klientów przybywało, a przy manualnym procesie rosło ryzyko opóźnień – zaznacza dyrektor operacyjny w DPD Polska.
Własny projekt
Kierunek myślenia był dobry, ale na realizację potrzebny był czas. – Zaczęliśmy od zaprojektowania wymagań dla TMS i wyszła olbrzymia specyfikacja. Okazało się, że to wielki projekt, który rozmiarami przytłoczył nas. Zrozumieliśmy, że w jeden dzień nie podbijemy świata. Odpytaliśmy różnych dostawców, rozmawialiśmy też z firmą Omecon, którą znaliśmy, bo wcześniej przygotowała oprogramowanie dla Siódemki, przejętej przez DPD Polska – wspomina Głowacki.
Podkreśla, że prowadził projekty z różnymi firmami, a kluczem okazał się poziom zrozumienia. – Nie wszyscy rozumieją specyfikę branży kurierskiej i Polski. W innych krajach nie ma tak zaawansowanych rozwiązań optymalizacji np. czasu pracy kierowcy, samochodu, przebiegu. Bartłomiej Raczyński z Omecon miał pojęcie o kurierce co ułatwiało rozmowę. Uspójnienie nomenklatury to pierwszy krok do sukcesu – uważa Głowacki.
Nie bez znaczenia było, że Omecon jest na miejscu, co ułatwiało komunikację. Rozmowy zaczęły się w 2018 roku i DPD Polska zdecydowała, aby podzielić wielki projekt na mniejsze moduły i wyznaczać zadania na rok. DPD Polska przygotowało wymagania dla 12 funkcjonalności połączonych w moduły.
Dyrektor zarządzający Omecon Bartłomiej Raczyński wspomina, że na dotarcie się obu organizacji potrzeba było czasu. – Chodzi o to, aby programista zrozumiał po co to robi, rozumiał proces. Mieliśmy taki etap, kiedy programista jeździł z kierowcą, kurierem, obserwował pracę w magazynie – opisuje Raczyński.
Chwali współpracę, którą ze strony DPD Polska koordynowała Anna Sampławska. Pierwsze wdrożenie w pełni operacyjnego systemu wypadło w 2020 roku w czasie pandemii. – Robiliśmy jedną funkcjonalność lub dwie, jeśli zachodziły na siebie i zaczęliśmy od prostych zadań dotyczących zarządzania transportem. Następnie dodaliśmy fakturowanie, portal dla przewoźnika i na koniec portal dla kierowców. Już po wprowadzeniu pierwszych modułów nastąpiła automatyzacja procesu, zauważaliśmy jego przyspieszenie. Zmiany dawały minutowe oszczędności na samochodzie, ale przy naszej skali były to wymierne korzyści – podkreśla Głowacki.
Strzał w dziesiątkę
Dyrektor operacyjny w DPD Polska przyznaje, że doprowadził do stworzenia chyba najwyżej ocenianego w grupie DPD systemu zarządzania transportem. – Na przestrzeni 6-8 lat dział zarządzania transportem DPD Polska z działu manualnego rozwinął się do najbardziej zaawansowanego technicznie działu DPD Polska. Mamy najwyższej jakości aplikacje, skalowalne i modułowe oprogramowanie. Jest ono kręgosłupem, do niego wpinają się inne, jak np. elektroniczne plomby. TMS jest kluczowy i wiążemy z nim duże nadzieje – podkreśla Głowacki.
Jego pracownicy mają dostęp w czasie rzeczywistym do wszystkich informacji, co przy wielkiej skali działalności jest nieocenione. O północy spod magazynów DPD Polska wyrusza 1500 ciężarówek. – Zaczynając od przyjęcia transportu: skanujemy kod kreskowy i wszystkie dane mamy w tym jednym ruchu. Jeżeli są opóźnienia, brak CMR, wypadek i dyspozytor dostaje zapytanie o samochody, musi odpowiedzieć w minutę. Gdzie jest moja paczka? Mamy nierozładowane 10 aut, na każdym jest 1000 przesyłek i przeszukanie naczep nie ma sensu, ręcznie jest to nie do zrobienia. System pomaga w sytuacji awaryjnej, w reklamacjach i zapewnia nam wszystkim komfort pracy – podkreśla Głowacki.
Zauważa, że nawet podwykonawcy korzystają z TMS. – Ich kierowcy idąc do pracy pytają dla kogo jeżdżą. To związane jest z taborem, obowiązkami i udogodnieniami. Kierowca nie musi wychodzić z kabiny, spisywać plomb, ponieważ mamy elektroniczne listy przewozowe. Niech to będzie jeden krok do pozyskania kierowcy do firmy przewozowej – zaznacza dyrektor operacyjny w DPD Polska.
OPINIA PARTNERA
Bartłomiej Raczyński dyrektor zarządzający Omecon
Podstawowa funkcjonalność TMS dla DPD Polska została w pełni uruchomiona w 2022 roku, ruszył wtedy portal przewoźnika. Przewoźnicy mają dostęp do swojej części systemu, którego rozwój cały czas trwa. Średnio co 1,5 miesiąca wprowadzamy nowe funkcjonalności wynikające z rozwoju biznesu. Najnowszy dodatek to obliczanie, ile przesyłek z materiałami niebezpiecznymi jest na samochodzie, aby nie przekroczyć limitów masy ADR. Inne zmiany to nowa destynacja, nowe bramownice i te klient wprowadza samodzielnie.
Gwarantujemy usunięcie awarii systemu w 15 minut. Ten limit wynika z działalności operacyjnej klienta, który w tym czasie doręcza 30 tys. paczek. Gdyby przerwa w działalności trwała ponad 15 min., korek tirów zablokowałby A2 przy Strykowie. To się nigdy nie zdarzyło. Zapewniamy całodobowe wsparcie techniczne i korzystamy z dwóch centrów przetwarzania danych.
Współpraca z DPD Polska pokazuje, jak rozwijamy nasze rozwiązania w oparciu o rzeczywiste potrzeby dużych operacji logistycznych. Doświadczenia zdobywane w takich projektach wykorzystujemy również w innych branżach, m.in. farmaceutycznej, e-commerce oraz w obszarze systemów kaucyjnych.
OPINIA PARTNERA
Maciej Głowacki dyrektor operacyjny i członek zarządu DPD Polska sp. z o.o.
DPD Polska jest największą firmą kurierską świadczącą usługi dostawy pod drzwi, a nasza wiedza o branży jest bezcenna. Doskonale wiemy, że najważniejszy jest komfort odbiorcy.
Wdrożenie systemu TMS przyniosło nam wymierne korzyści. Jeśli chcieliśmy wyróżnić się na rynku, to przede wszystkim kompleksowością informacji, a ten system nam to umożliwia. Wiemy, gdzie znajdują się pojazdy, kto je prowadzi oraz jaka jest zawartość naczep i opakowań zbiorczych. Na bieżąco monitorujemy lokalizację przesyłek, a w razie potrzeby jesteśmy w stanie odnaleźć w kwadrans konkretną przesyłkę, co ma kluczowe znaczenie dla jakości obsługi.
Funkcjonalności TMS zapewniają nam również elastyczność, szczególnie istotną w transporcie międzynarodowym. Także obsługa potencjalnych reklamacji wymaga szybkiego dostępu do precyzyjnych informacji. To właśnie dlatego narzędzia takie jak TMS skutecznie wspierają nas w osiąganiu założonych celów.
Co ważne, to TMS nie funkcjonuje w oderwaniu od działania naszej organizacji. System jest zintegrowany z innymi rozwiązaniami, między innymi z systemami fakturowania. Dzięki temu zapewniamy płynność pracy, co przekłada się na komfort klientów.
Materiał powstał we współpracy z OMECON
