Nowoczesne działy HR ułatwią firmom przejście przez kryzys

Materiał powstał przy współpracy z firmą FM Logistic

W jakim stopniu pandemia dotknęła działy personalne??

Pandemia Covid-19 zweryfikowała rolę działu HR w organizacji, ukazując, jak ważną funkcję pełni on zarówno w dobrych czasach, jak i w szczególności w dobie kryzysu.

Firmy, w których od dawna rola, zaufanie, wiarygodność i pozycja działów personalnych były na wysokim poziomie, przeszły tę zmianę zapewne o wiele łatwiej niż te, w których HR nie był dotąd realnym partnerem dla biznesu.

Musiały one szybko dostosować się do nowych warunków, gdzie podstawą stało się zapewnienie zdrowia i bezpieczeństwa pracownikom.

W FM Logistic, jako dużej, międzynarodowej, ale jednak rodzinnej organizacji, człowiek oraz jego bezpieczeństwo i zdrowie zawsze były priorytetem. Rola działu HR wspierającego biznes była już ukształtowana, a kryzysowa sytuacja tylko tę rolę wzmocniła.

Co jeszcze się zmieniło?

Zmianie uległy też wzajemne oczekiwania pracownik—pracodawca. Na przykład w obszarze rekrutacji poszukiwane i doceniane są coraz bardziej osoby z dobrze rozwiniętymi umiejętnościami zarzadzania zmianą, podejmowania decyzji i dużej elastyczności w działaniu. Pracownicy z kolei mocniej niż wcześniej zaczęli cenić sobie stabilizację i gwarancję zatrudnienia w długim okresie.

Firma nie musiała zwalniać pracowników lub obcinać wynagrodzeń?

Firma FM Logistic, z uwagi na obsługę branż, na których produkty stale jest zapotrzebowanie (branża spożywcza, farmaceutyczna), lub branż, które zastąpiły tradycyjną sprzedaż kanałem e-commerce, może tę stabilizację pracownikom zapewnić.

Czy firma przeszła na pracę zdalną?

Cześć działalności przenieśliśmy z sukcesem do świata online. Jednakże w przypadku zarówno naszej firmy, jak i samej branży czuję, że pracownicy mają dużą świadomość społecznej odpowiedzialności biznesu. Jak już wspominałam, klientami FM Logistic są między innymi firmy spożywcze czy farmaceutyczne. Odpowiadamy więc za magazynowanie i dostarczenie dóbr pierwszej potrzeby. W przypadku naszej firmy nie było możliwe, na żadnym etapie, całkowite wstrzymanie działalności czy przeniesienie pracy poza firmę w ramach pracy zdalnej.

Czytaj więcej w: Transport szczepionek to najbardziej wymagająca operacja logistyczna w historii

Dlatego z zachowaniem wszelkich środków ostrożności zdecydowaliśmy się na kontynuację pracy operacyjnej, wprowadziliśmy szereg zasad bezpieczeństwa, szczególnie w tych obszarach działalności, w których obecność pracownika jest niezbędna, a dla pracowników struktury biura zastosowaliśmy pracę rotacyjną. Taka metoda towarzyszy nam od początku pandemii i przygotowana była z myślą̨ o długoterminowym zastosowaniu. Dzięki temu mamy poczucie zmniejszenia ryzyka zachorowań wśród pracowników przy jednoczesnym wsparciu biznesu i solidarności z pracownikami, których codzienna praca na miejscu przynosi realne społeczne korzyści.

Jakąś część procesów personalnych dało się jednak przenieść do świata wirtualnego?

Tak, na przykład niektóre rozmowy kwalifikacyjne czy proces onboardingu, a także część szkoleń prowadzimy online. Czas pandemii Covid-19, z uwagi na ograniczenia w możliwości organizacji szkoleń stacjonarnych, poświęciliśmy także na wzmocnienie naszych programów rozwojowych i akademii talentowych czy „onboarding po nowemu”.

Czytaj więcej w: FM Logistic obsługuje Grohe

Teraz, paradoksalnie, osoby, które dawniej bardzo chciały pracować zdalnie, zabiegają o możliwość pracy z biura, gdyż brakuje im relacji z kolegami, współpracownikami, bliskości biznesu. Problem z izolacją — tak silny w wielu firmach i branżach — u nas jest zdecydowanie mniej odczuwalny, bo my nigdy nie zamknęliśmy się w domach w 100 proc. Po pierwsze, nasza branża na to nie pozwala, a po drugie, nawet pracownicy, którzy mogliby wykonywać pracę w 100 proc. z domu, pracują w trybie rotacyjnym.

Ilu pracowników zatrudnia FM Logistic w Centralnej Europie?

W krajach Centralnej Europy (Polska, Czechy, Słowacja i Węgry) w FM Logistic pracuje około 5 tys. osób. Oczywiście niepokoiliśmy się tym, jak zapewnić takiej grupie pracowników bezpieczeństwo.

Jak pani dział poradził sobie z wdrożeniem narzędzi cyfrowych?

Cyfryzacja procesów HR-owych okazała się w kluczowa w czasach kryzysu. Firmy, które wcześniej nie zaczęły transformacji cyfrowej, wiele podczas pandemii straciły. Dział HR w FM Logistic pracował nad projektem digitalizacji procesów personalnych już na długo przed wybuchem pandemii, który tylko przyspieszył wprowadzenie globalnej platformy do zarzadzania procesami HR-owymi. Jest to nowoczesna platforma chmurowa umożliwiająca pracownikom dostęp do danych z dowolnego miejsca i w dogodnym dla nich czasie — np. możliwość sprawdzania grafików pracy, wnioskowania o urlop — realizację procesów ocen oraz zbieranie potrzeb szkoleniowych, a wszystko to zarówno z komputera, jak i z prywatnego urządzenia mobilnego.

Czytaj więcej w: Fulfilment: najszybciej rosnąca gałąź logistyki

Jest to bardzo duża i pozytywna zmiana. W organizacji zatrudniającej tysiące pracowników, takiej jak FM, bieżący dostęp do wskaźników personalnych zgromadzonych w jednym miejscu oraz ich stała analiza i raportowanie stanowią podstawę do podejmowania strategicznych decyzji w tym obszarze.

Jak przebiegało wdrożenie?

Na początku każda zmiana bywa trudna. Podczas wdrożenia wyzwaniem było dla nas, aby przekonać pracowników do korzystania z nowego narzędzia. Uruchomienie tej platformy okazało się finalnie sukcesem, a dodatkowo pokazało, jak ważna dla naszej firmy jest inwestycja w nowoczesność.

A czy udało się pokonać opór pracowników przed szkoleniami w internecie?

Początkowo pracownicy niechętnie korzystali z takich szkoleń, czekając na moment, kiedy wreszcie będzie można wrócić do kursów stacjonarnych, ale udowodniliśmy, że szkolenia online wcale nie są gorszej jakości. Zastosowaliśmy je np. w naszej Akademii Talentów.

Co to jest Akademia Talentów?

Akademia Talentów wspiera rozwój naszych pracowników na różnych szczeblach organizacji. Priorytetem są dla nas promocje wewnątrz firmy, więc osoby, które mają potencjał i motywację do zrobienia kolejnego kroku na swojej zawodowej ścieżce, mogą̨ zgłosić się lub zostać zgłoszone przez swojego managera do takiego programu. Może to być poszerzanie kompetencji na dotychczasowym stanowisku, a także ambicja do awansu pionowego.