Na 35 tys. członków GS1 68 proc. tych, którzy brali udział w badaniu, jest zainteresowanych projektem „Paperless”. Wśród producentów 69 proc. zamierza wdrożyć w pełni elektroniczny obieg dokumentów, zaś wśród sieci handlowych ten odsetek wynosi 66 proc.

Firmy zamierzają w pierwszej kolejności zabrać się za cyfryzację składania zamówień i wysyłki towarów, jednak zadanie komplikuje uczestnictwo w łańcuchu logistycznym kilku niezależnych podmiotów. Dlatego też pomocy w popularyzacji elektronicznych dokumentów handlowych firmy upatrują ze strony GS1.

Czytaj więcej

Jesienne szczyty logistyczne

W połowie 2022 roku spółki Fresh Logistics Polska (Grupa Raben), Lactalis Polska i Jeronimo Martins wdrożyły pierwszą fazę modelu Paperless. Skupiły się w niej na uproszczeniu procesu dostaw towarów od producenta do odbiorcy, realizowanego przez operatora logistycznego przy wykorzystaniu standardów GS1, komunikatu DESADV.

Korzyści są oczywiste: czas przyjęcia dostaw skrócił się o 44 proc. Komunikat DESADV zawierający pełną informację nt. struktury dostawy umożliwia jej automatyczne przyjęcie (skanowanie etykiet logistycznych z dostawy w referencji do DESADV, automatyczne generowanie PZ w referencji do DESADV), bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu. W rezultacie spadek kosztów obsługi dostaw sięgnął 38 proc.

Wskaźnik nieprawidłowych dostaw poprawił się o ok. 5 pkt proc. Wynika to w głównej mierze z obniżenia wskaźnika nieterminowych dostaw, który zmalał z 8 proc. do 3 proc.

Wdrożenie

Wykorzystujący standardy GS1 pilotaż pozwolił na zebranie bardzo wartościowych wskazówek wdrożeniowych. Dla powodzenia całego wdrożenia kluczowe jest ujednolicenie baz danych. Chodzi o opis produktów u wszystkich podmiotów współtworzących łańcuch dostaw (producent, operator, odbiorca). – Spójna i zgodna ze standardem identyfikacja produktów tylko poprzez GTIN (Global Trade Item Number) dla pojedynczej jednostki i dla opakowania zbiorczego jest gwarancją poprawności przesyłanych w komunikatach danych o produkcie. Wszystkie podmioty powinny mieć w swoich bazach identyczne definiowanie tzw. postaci fizycznej, czyli sposobów pakowania, liczby jednostek sztukowych w opakowaniu zbiorczym etc. W odniesieniu do poszczególnych produktów definicje powinny pochodzić źródłowo z systemu producenta (karty produktowe). Kwestia ta ma zasadnicze znaczenie, ponieważ błędne (niespójne dla wszystkich bazy danych) oznaczenia EAN w odniesieniu do produktów i opakowań zbiorczych powodują błędy już na pierwszym etapie walidacji, np. komunikat zostaje odrzucony i nie zapisuje się w systemie odbiorcy – tłumaczy menedżer ds. retail w GS1 Polska Dariusz Jadczak.

Czytaj więcej

Z Polski na Zachód koleją. CFL multimodal wie jak to zorganizować

Dla sprawnego przyjęcia dostawy z dokumentacją na bazie DESADV ważna jest poprawna etykieta logistyczna, zapisana w standardzie GS1 i zawierająca poprawne identyfikatory, w tym numer SSCC, który jest zgodny z numerem SSCC zapisanym w komunikacie DESADV.

Skrócenie czasu wyładunku to pierwszy krok. Dla operatora logistycznego i przewoźnika korzyści pojawiają się, gdy skrócony jest czas pobytu samochodu w centrum magazynowym. – Chodzi nam o to, aby pojawiający się na bramie samochód miał priorytet w rozładunku. Z projektu „Paperless” odniesiemy korzyści, jeżeli wszyscy dostawcy będą w systemie – uważa dyrektor Logistyki Kontraktowej we Fresh Logistics Polska Jarosław Gulowaty. W przyszłości automatyczna brama, elektroniczny list przewozowy i śledzenie transportu dopełnią całości elektronicznego łańcucha dostaw.

Z pilotażu wynika, że 2 proc. dostaw zawierało niezgodności. Następnym etapem wdrażania projektu „Paperless” będzie opracowanie katalogu kodów błędów, umożliwienie systemowej obsługi zwrotów i opakowań zwrotnych. Wersja Paperless obsługująca niezgodności stanie się przełomem w cyfryzacji łańcuchów dostaw. – Kolejna faza projektu będzie gotowa najpóźniej w połowie 2023 roku – przekonuje Jadczak.

Kolejne kroki

Proces cyfryzacji jest nieuchronny, ale osiągnięcie naprawdę dużych korzyści w całym łańcuchu dostaw będzie zależało przede wszystkim od stopnia i tempa upowszechniania się modelu Paperless. – Kluczem do sukcesu jest powszechność stosowania jednego, elastycznego standardu spełniającego oczekiwania wszystkich uczestników łańcucha dostaw – podkreśla dyrektor Fresh Logistics.

GS1 Polska ponosi koszty tego badawczo-rozwojowego projektu i udostępnia wypracowane rozwiązania swoim członkom za darmo. – Organizacja GS1 stara się, aby wprowadzane rozwiązania przynosiły korzyści wszystkim uczestnikom łańcucha dostaw – dlatego też w kolejnych etapach wdrożenia/rozszerzania modelu Paperless będziemy skupiali się także na wprowadzaniu elementów standardu GS1 – zaznacza Jadczak.

GS1 prowadzi równolegle cztery projekty. – Dotychczasowi dostawcy zgłosili się z prośbą o koordynację tego wdrożenia i wybraliśmy trzech największych, w tym Maspex. Z Carrefour testujemy awizo wysyłki elektronicznej, opracowujemy też potwierdzenie przyjęcia dostawy. Zaczęliśmy jednak od prawidłowości etykiet logistycznych oraz upewnienia się, że zgodne są wszystkie dane produktowe, łącznie z atrybutami logistycznymi – wymienia przedstawiciel GS1 Polska.

Czytaj więcej

Banki hamują sektor magazynowy

W elektroniczne komunikaty wchodzi kilku producentów, m.in. Hochland, Colian, Dr. Oetker, zainteresowane są także sieci handlowe, takie jak Makro, Auchan, a także dostawcy nośników, np. Chep. Swoją aktywność w obszarze Paperless zaznaczają również operatorzy logistyczni, m.in. FM Logistics i Nagel.

Do uruchomienia komunikacji elektronicznej wykorzystywane są komunikaty EDI, standard znany od lat. Mimo to wśród uczestników GS1 zaledwie 20–25 proc. stosuje te komunikaty do wysyłki faktur, a 6 proc. – do awizacji.

Drugim ważnym czynnikiem jest stosowanie elektronicznych katalogów produktowych. Są one dostępne w jednym standardzie na platformie i jest to najszybciej ujednolicana baza danych – przekonuje reprezentant Fresh Logistics.

Docelowo cyfryzacja stanie się standardem, co powiększa liczbę partnerów o administrację państwową. Chodzi przede wszystkim o Krajowy System e-Faktur (KSeF). – Interweniujemy w Ministerstwie Infrastruktury i Ministerstwie Finansów, aby KSeF nie był oderwany od procesów wykorzystywanych na rynku. Resort udostępnił wolne pola, do których można dopisać ważne informacje z punktu widzenia podmiotów uczestniczących w łańcuchach dostaw – dodaje Jadczak.

Czytaj więcej

Logistycy inwestują i są bardziej optymistyczni od innych branż

Organizacja GS1 Polska zaprezentowała swoje dokonania przedstawicielom 49 krajów członkowskich GS1 in Europe. Zwieńczeniem prac będzie powstanie jednego, światowego standardu. – Za pięć–dziesięć lat będziemy mieli standard, do którego przekonają się wszystkie podmioty uczestniczące w łańcuchu dostaw. Kluczem do sukcesu jest edukacja rynku odnośnie do olbrzymich korzyści, jakie niesie ze sobą model Paperless – podsumowuje Gulowaty.

KOMENTARZ PARTNERA PUBLIKACJI

Fresh Logistics

JAROSŁAW GULOWATY

DYREKTOR LOGISTYKI KONTRAKTOWEJ

FRESH LOGISTICS POLSKA, GRUPA RABEN

Cieszę, że wspólnie z naszymi Partnerami zrealizowaliśmy to pilotażowe wdrożenie. Należy wspomnieć, że jest to pierwsza faza wdrożenia modelu Paperless. Skupiliśmy się w niej na uproszczeniu procesu dostaw towarów od dostawcy do odbiorcy realizowanego przez operatora logistycznego przy wykorzystaniu standardów GS1, komunikatu DESADV.

Organizacja GS1 stara się, aby wprowadzane rozwiązania przynosiły korzyści wszystkim uczestnikom łańcucha dostaw – dlatego też w kolejnych etapach wdrożenia/rozszerzania modelu Paperless będziemy skupiali się także na wprowadzaniu elementów standardu GS1, które umożliwią w jeszcze większym stopniu uzyskiwanie korzyści przez pozostałych uczestników łańcucha dostaw – dostawców oraz operatorów logistycznych.

Pilotaż oparty na standardach GS1 pozwolił także na zebranie bardzo wartościowych wskazówek wdrożeniowych, które odpowiednio wykorzystane, w sposób znaczący skracają sam proces cyfryzacji.

Jesteśmy dopiero na początku procesu całkowitej eliminacji dokumentów papierowych wykorzystywanych w łańcuchu dostaw, ale każde rozwiązanie wprowadzające cyfryzację jednego z etapów w sposób ustandaryzowany (powtarzalny) przybliża nas do tego celu. Największym wyzwaniem będzie zapewnienie odpowiedniego tempa konwersji rozwiązań papierowych na cyfrowe przy możliwie szerokim wykorzystaniu jednego standardu, co może być szczególnie trudne, jeśli uwzględni się zróżnicowane obecnie oczekiwania ostatecznych odbiorców, np. sieci handlowych. Liczymy w tym obszarze na współpracę i chęć dostosowywania się do jednego standardu, który byłby szeroko dostępny i obowiązywałby wszystkich.

Sam proces cyfryzacji jest nieuchronny, ale osiągnięcie naprawdę dużych korzyści w całym łańcuchu dostaw będzie zależało przede wszystkim od stopnia i tempa upowszechniania się modelu Paperless. GS1 Polska będzie nadal wspierał wdrażanie rozwiązań cyfrowych poprzez angażowanie swoich zasobów w projekty zmierzające do odchodzenia od rozwiązań opartych na wymianie dokumentów papierowych.

Zapraszamy do współpracy, gdyż – tak jak wcześniej wspomniałem – kluczem do sukcesu jest powszechność stosowania jednego, elastycznego standardu spełniającego oczekiwania wszystkich uczestników łańcucha dostaw. Przewidujemy, że w dalszym okresie po wdrożeniu wartość korzyści z wdrożenia może wzrosnąć oraz możliwe będzie pomierzenie większej liczby wskaźników.