Nadchodzi cyberlogistyka

Zastąpienie papierowych dokumentów elektroniczną wymianą danych obiecuje znaczne oszczędności dla wszystkich uczestników łańcuchów dostaw. W Polsce prowadzone są prace nad cyfryzacją obiegu dokumentów transportowych pod auspicjami GS1 Polska.

Publikacja: 28.03.2024 07:38

Nadchodzi cyberlogistyka

Foto: Raben

W kwietniu rusza pilotaż drugiego etapu prac nad cyfrowymi dokumentami towarzyszącymi dostawie. – Jesteśmy gotowi, jeśli chodzi o specyfikację komunikatu identyfikującego niezgodności w dostawie (RECADV). Polska Grupa Robocza EDI zaakceptowała na przełomie stycznia i lutego zmiany w specyfikacji komunikatu RECADV i dopiero teraz możemy uruchomić próby. Grupa, która nad tym pracuje liczy 20 osób, są w niej operatorzy EDI, producenci i przedstawiciele sieci handlowych. Każdy musiał sprawdzić komunikat w swoim zakresie, nie wszystko można było zrobić jednocześnie, a wiele elementów specyfikacji tworzymy od zera – podkreśla menedżer ds. Retail w GS1 Polska Dariusz Jadczak. 

Dodaje, że pilotaż odbędzie się w środowisku produkcyjnym. – Nie mamy platformy pilotażowej, przygotowaliśmy całą sekwencję zdarzeń: od zamówienia, poprzez komunikat o awizacji, aż do przyjęcia. Będziemy mieli na bieżąco informację, a wyniki prób będziemy omawiać na cotygodniowych spotkaniach. W grupie wdrożeniowej jest przedstawiciel operatora EDI, aby mieć pomoc na bieżąco i od ręki wprowadzać korekty. Każdy krok trwa od 2 do 6 tygodni, w zależności od liczby błędów. Na bieżąco dokonujemy pomiarów przyjętych wcześniej wskaźników – opisuje Jadczak. 

Czytaj więcej

Wielka kolejka tirów na Białoruś

Projekt jest bacznie obserwowany przez branżę. – Projekt Paperless niesie duży potencjał podniesienia efektywności przepływu towarów w łańcuchach dostaw: skrócenie czasu operacji, obniżenie kosztów działań. Nie jest to jednak projekt łatwy i wymaga kompleksowego podejścia, na kilku poziomach. Po pierwsze, wymaga zaangażowania wszystkich podmiotów współtworzących łańcuchy dostaw: sprzedawcy, odbiorcy, operatora logistycznego etc. Po drugie, należy uwzględnić cały proces przepływu towaru począwszy od złożenia zamówienia, poprzez awizację dostawy, jej fizyczną realizację aż do potwierdzenia przyjęcia dostawy wraz z informacją o zwrocie opakowań czy o ewentualnych niezgodnościach w dostawie. Oczywiście możliwe jest wdrażanie sekwencyjne, kolejnych dokumentów elektronicznych, jednak ważne, by mieć w perspektywie kompleksowe wdrożenie wszystkich komunikatów, identyfikujących cały proces, bo tylko to gwarantuje osiągnięcie korzyści na poziomie całego łańcuchach dostaw – wskazuje zastępca dyrektora Centrum Nowoczesnej Mobilności, kierownik Grupy Badawczej Logistyki Łukasiewicz - Poznański Instytut Technologiczny (PIT) Marta Cudziło.

Duży sukces pierwszego etapu

Oczekiwania wobec rozwiązań cyfrowych są coraz większe po ogłoszeniu wyników pierwszego etapu prac projektu paperless. Rozpoczynali go Lactalis (producent), Fresh Logistics Polska (operator logistyczny) i Jeronimo Martins Polska (sieć handlowa). Firmy wybrały standard elektronicznej wymiany danych (EDI) w ramach modelu opracowanego przez GS1, z etykietami logistycznymi zgodnymi ze standardami GS1. Umożliwiają one automatyczny odczyt danych zakodowanych w kodzie kreskowym oraz przekazanie jednoznacznych i bezbłędnych informacji na temat jednostki logistycznej (np. palety z towarem), jej zawartości i informacji transportowych. 

Z czasem do projektu zgłosiły się kolejne podmioty. Bierze w nim udział 5 sieci handlowych, 6 operatorów logistycznych, 20 producentów i 3 platformy transportowe. W pierwszym etapie uczestnicy wdrożyli komunikat DESADV, w ramach rozwiązania Order-2-Cash. 

Czytaj więcej

Rynek magazynowy rośnie w tym roku

Cudziło zaznacza, że projekt Paperless nie musi dotyczyć wyłącznie „dużych graczy”, bo również małe i średnie firmy mogą skorzystać z ogólnodostępnych i relatywnie niedrogich narzędzi umożliwiających generowanie i obsługę komunikatów elektronicznych. – Ważne jest, by te komunikaty zostały odpowiednio wpisane w procesy logistyczne firm, bo samo przesłanie dokumentu elektronicznego nie buduje wartości, jeśli dane z tego dokumentu nie zostaną efektywnie wykorzystane do podjęcia kolejnych działań. I tutaj często konieczne jest zrealizowanie prac na poziomie systemów IT obecnie wykorzystywanych u producenta czy odbiorcy, np. sieci handlowej, tak by wygenerować odpowiednie dane do „napełnienia” generowanego dokumentu czy też uruchomić odpowiednie działania na podstawie danych zawartych w otrzymanym komunikacie – podkreśla przedstawicielka PIT. 

Wyniki okazały się zachęcające: dla 97 proc. dostaw proces rozliczania został zautomatyzowany (łącznie z wystawieniem faktury), co oznacza nie tylko usprawnienie wystawiania faktur, ale przyspiesza także przepływ pieniądza. Z kolei rezygnacja z faktur papierowych to korzyści dla środowiska,

Jeronimo Martins Polska obliczyło, że czas przyjęcia towaru skrócił się o 44 proc., czyli do 31 minut. W początkowej fazie tylko w 62 proc. przypadków udało się zrealizować pełne automatyczne przyjęcie na bazie komunikatu DESADV (obecnie blisko 100%), ale i tak koszty dostawy zmalały o 38 proc. 

Uczestnicy stwierdzili, że choć czas przyjęcia dostawy po wdrożeniu był krótszy, to jednak nie ma on liniowego przełożenia na czas pobytu kierowcy w centrum dystrybucyjnym. Korelacja nie jest istotna statystycznie. Natomiast duży potencjał optymalizacji dotyczy przede wszystkim standaryzacji i automatyzacji procesu między zgłoszeniem się kierowcy na bramie wjazdowej do centrum dystrybucji, a podstawieniem samochodu pod rozładunek. Uczestnicy podkreślają, że powszechność rozwiązania determinuje osiąganą skalę korzyści. – Sieci handlowe chcą szybko zwiększyć skalę, co możliwe jest dzięki wdrożeniu projektu paperless z operatorem logistycznym, ponieważ on reprezentuje skalę kilkunastu-kilkudziesięciu dostawców – zwraca uwagę menedżer ds. Retail w GS1 Polska. 

Kolejka chętnych

Dyrektor Logistyki Kontraktowej we Fresh Logistics Polska oraz przewodniczący Rady GS1 Polska Jarosław Gulowaty podkreśla, że operatorowi logistycznemu łatwiej niż sieci handlowej przyłączyć nowego producenta. – Jeżeli obsługujemy kilkunastu klientów sieci i mamy jeden system magazynowy dostosowany do komunikatów EDI, dodanie klienta jest bardzo proste, ponieważ cała ścieżka jest ustalona – tłumaczy Gulowaty. 

Czytaj więcej

Przewoźnicy apelują o niższe składki na ZUS

Przyznaje, że testy komunikatów są czasochłonne. – Jako operator czekamy na zielone światło od sieci handlowej, której dostawca jest naszym klientem. Nie narzucamy niczego dostawcom, ale edukujemy jak istotne i korzystne jest wdrożenie rozwiązań Order 2 Cash – zaznacza przedstawiciel Fresh Logistics Polska. 

Gulowaty podkreśla, że im więcej producentów stosuje model paperless tym lepiej, ponieważ na jednym samochodzie transportowane są dostawy kilku producentów i jeśli którychś nie ma wdrożonego modelu paperless, to wydłuża się wówczas przyjęcie towaru, co komplikuje pracę magazynu. 

W Europie standardy elektronicznej wymiany danych są różne. – W niektórych krajach wdrożone są komunikaty EDI we wszystkich łańcuchach dostaw. Holandia, Szwajcaria są kilkanaście kroków przed nami. Ale są kraje, gdzie tradycyjny sposób wymiany danych z wykorzystaniem operatorów EDI nie jest popularne i współpracujące podmioty łączą się przez API. Dla rynku polskiego proponujemy hybrydowe rozwiązania, ponieważ EDI jest kosztowne, więc chmurowe czy webowe rozwiązania mogą być bardziej atrakcyjne, szczególnie dla małych i średnich dostawców nie działających na dużą skalę, którzy będą chcieli dostosować się do naszego standardu – wyjaśnia Jadczak. 

Dyrektor Logistyki Kontraktowej we Fresh Logistics Polska zwraca uwagę, że dostawcy i sieci handlowe stosują różne standardy. – W ostatnich miesiącach obserwują wzmożenie, jeśli chodzi o komunikat podstawowy. Mogę podać 10-15 przykładów klientów, którzy do tej pory nie chcieli w wchodzić w cyfryzację komunikatów, a teraz wykazują duże zainteresowanie. Ze strony sieci jest presja, zaczynają wymuszać na dostawcach stosowanie komunikatów EDI. Ich standard zależy od standardu operatora IT. Generalna wskazówka jest taka, aby trzymać się standardów GS1 i w ich ramach zapewnić pewną elastyczność, tak aby wybór wersji był dostosowany do doświadczeń klientów, przyzwyczajeń operatora i czasu oraz kosztu wdrożenia. Duże międzynarodowe firmy mają SAP i GS1 standard, wobec tego w ich przypadku ścieżki są przetarte, gorzej gdy ktoś ma inny standard. Komunikat zwrotny będzie przełomem, bo wyeliminuje WZ – przewiduje Gulowaty. 

Mniej rąk do pracy

Gulowaty dodaje, że już teraz jedna czwarta dostawców ma wdrożony cyfrowy obieg dokumentów, choć ilościowo jest to dużo więcej. 

Dla klientów przygotowanie i przetestowanie komunikatów to kwestia kilku - kilkunastu tys. zł. – Ważniejsze są ograniczenia mentalne i uświadamianie korzyści z przejścia na model cyfrowy. Zainteresowanie rozwiązaniem biedrze się z promocji paperless i być może zwrócił uwagę przykład Biedronki, która o 40 proc. szybciej przyjmuje towar. To efekt lidera i każdy próbuje iść tym tropem, a jest on słuszny. Co prawda dojście do modelu, w którym wszystko będzie paperless zajmie bardzo dużo czasu, ale innej opcji nie widzę. Według mnie wszyscy rozumieją, że lepiej dojść do tego celu szybciej niż później. Wyobraźmy sobie, że dostawy do Biedronki są przyjmowane o 25 proc. szybciej, da to ogromne oszczędności: miejsca, zapasów – wymienia Gulowaty. 

Czytaj więcej

Czy tragedia w Baltimore będzie miała wypływ na polskie porty?

Atrakcją wdrożenia modelu jest efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich na magazynie. – Sieci mają olbrzymi problem z ludźmi, ciągle brak osób do obsługi a poprawa efektywności operacyjnej daje możliwość przesunięcia pracowników ze strefy przyjęć na kompletacje, aby towar jak najszybciej wyjechał do sklepu, bo opóźnienie to utrata sprzedaży towaru z półki – tłumaczy Jadczak. 

W sieciach handlowych i logistycznych konieczne są także uproszczenia procesów, aby czas wdrożenia pracownika był jak najkrótszy. – Wsparcie systemowe ułatwia przyuczenie i eliminację błędów. Wzrost obsady w okresach pików wolumenowych z 5 tys. na 10 tys. osób w miesiąc oznacza, że, procesy powinny być uproszczone, aby pracownicy mogli szybko się wdrożyć. Nowo zatrudnieni mają wówczas jasny zakres obowiązków i wsparcie systemowe. Magazynierów, którzy wiedzą wszystko o wszystkim od lat jest coraz mniej. Stąd procesy są podzielone na mniejsze etapy, aby każdy mógł łatwo nauczyć się swojego „wycinka” procesu – wyjaśnia Gulowaty.

Komentarz partnera publikacji

Raben

Jarosław Gulowaty

Dyrektor Logistyki Kontraktowej Fresh Logistics Polska, Grupa Raben

Każdy kto uczestniczy w procesach wydania i przyjęcia dostaw jakich tysiące odbywa się każdego dnia, zdaje sobie sprawę z ilości tworzonych papierowych dokumentów, które towarzyszą dostawie. Począwszy od zamówienia poprzez dowody wydania i przyjęcia, list przewozowy i kończąc na fakturze mnożymy druki tych dokumentów i ich duplikatów z nadzieją, że nic po drodze nie zaginie, a zawarte w nich informacje będą czytelne i wprowadzone do systemu partnera biznesowego bez jakichkolwiek błędów. 

Aby zredukować ilość papieru powstało rozwiązanie, które usprawnia przepływ towarów i dokumentów w otwartych łańcuchach dostaw, a jednocześnie pozwala zaoszczędzić czas i chronić środowisko. Model Paperless, bazujący na standardach GS1, to szereg elektronicznych komunikatów EDI, którymi wymieniają się partnerzy w łańcuchach dostaw oraz powiązanie ich z etykietą logistyczną GS1, występującą fizycznie na paletach lub innych jednostkach logistycznych. Wdrożenie modelu Paperless umożliwia pełną rezygnację z papierowych dokumentów towarzyszących procesom w całym łańcuchu dostaw i zastąpienie ich cyfrową wersją. W ten sposób partnerzy realizują dostawę sprawnie, bez ryzyka i z troską o środowisko naturalne

Digitalizacja dokumentów towarzyszących dostawie stanowi kluczowy element w procesie transformacji cyfrowej firm, pozwalając im dostosować się do współczesnych wymogów biznesowych i technologicznych. Warto jednak nadmienić, że jesteśmy dopiero na początku procesu całkowitej eliminacji dokumentów papierowych wykorzystywanych w łańcuchu dostaw, ale każde rozwiązanie wprowadzające cyfryzację jednego z etapów w sposób ustandaryzowany (powtarzalny), przybliża nas do tego celu. Największym wyzwaniem będzie zapewnienie odpowiedniego tempa konwersji rozwiązań papierowych na cyfrowe przy możliwie szerokim wykorzystaniu jednego standardu. Kluczowa jest współpraca pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw i chęć dostosowywania się do jednego standardu, który byłby szeroko dostępny i obowiązywałby wszystkich.

Sam proces cyfryzacji jest nieuchronny, ale osiągnięcie naprawdę dużych korzyści będzie zależało przede wszystkim od stopnia i tempa upowszechniania się modelu Paperless. Kluczem do sukcesu jest powszechność stosowania jednego, elastycznego standardu spełniającego oczekiwania wszystkich uczestników łańcucha dostaw. 

W kwietniu rusza pilotaż drugiego etapu prac nad cyfrowymi dokumentami towarzyszącymi dostawie. – Jesteśmy gotowi, jeśli chodzi o specyfikację komunikatu identyfikującego niezgodności w dostawie (RECADV). Polska Grupa Robocza EDI zaakceptowała na przełomie stycznia i lutego zmiany w specyfikacji komunikatu RECADV i dopiero teraz możemy uruchomić próby. Grupa, która nad tym pracuje liczy 20 osób, są w niej operatorzy EDI, producenci i przedstawiciele sieci handlowych. Każdy musiał sprawdzić komunikat w swoim zakresie, nie wszystko można było zrobić jednocześnie, a wiele elementów specyfikacji tworzymy od zera – podkreśla menedżer ds. Retail w GS1 Polska Dariusz Jadczak. 

Pozostało 95% artykułu
Systemy IT
Po Łodzi jeździ się najwolniej
Materiał Promocyjny
Jak wykorzystać potencjał elektromobilności
Systemy IT
Jedno urządzenie do opłat myta coraz popularniejsze
Systemy IT
Przewoźnicy nie zwrócili ponad milion urządzeń pokładowych viaToll
Systemy IT
Szkoda zmarnować taki ładny kryzys
Systemy IT
Od tego lata zamiast papieru elektroniczny list